Striden om mötesrummen

”Knack knack, när är det här rummet ledigt?” eller ”Varför finns det aldrig några lediga mötesrum på det här stället?”. Känner du igen dig? Du är inte ensam. Det pågår ett mindre krig om mötesrum på arbetsplatser idag. Men, vad beror det på och vad kan vi göra åt det?

 

Problemet
Informationsintensitet, fler uppgifter som kräver samarbete och fler möten generellt, är faktorer som har lett till den stora efterfrågan på mötesrum i organisationer. Bristen på mötesrum leder till onödig friktion och stjäl fokus från vad människor egentligen borde göra – att ha bra möten, inte lägga massa tid på att hitta lediga rum. Kärnan i problemet är klyftan som uppstår mellan de digitala kalendrarna (i t.ex. Exchange) där rum vanligtvis bokas, och den fysiska verkligheten.

 

Lösningen

Nästan 30% av alla bokade mötesrum står tomma. Den vanligaste orsaken är så kallade ”no-shows” eller ”spökmöten”, alltså när personen som bokat rummet inte dyker upp eller har glömt att avboka rummet. Det här leder till en upplevd brist på mötesrum som inte är helt sann, vilket visar på behovet att överbrygga gapet mellan kalendrar och verklighet. Ett rumsbokningssystem kopplar kalendrarna till de fysiska mötesrummen genom att visualisera rummets status. Det leder till ett effektivare och smartare nyttjande av rumsresurser, bättre möten och friktionsfriare arbetsplatser.

 

Visste du att?

  • Ett genomsnittligt möte i Sverige är 60 minuter långt. Utomlands är de ofta längre, med en genomsnittstid på 90 minuter.
  • Företag har i genomsnitt 1 mötesrum på 10-15 anställda.
  • När det kommer till antal deltagare i ett möte så är en mötesdeltagare det absolut vanligaste, d.v.s. att någon bokar ett mötesrum och använder det själv för t.ex. ett Skype- eller telefonmöte.

 

Meetio är ett snabbväxande mjukvarubolag som strävar efter att skapa smartare arbetsplatser med bättre möten. Kom och besök oss i monter A:36 för att se hur du kan avsluta striden om mötesrummen i din organisation!

 

www.getmeetio.com

Linkedin

Facebook